Réseau Ukubébé®

Vos droits et devoirs : conditions générales.

Tout ce que vous devez savoir pour le travail avec le réseau Ukubébé®

Créer votre formation sur le site

Evénement : créer/publier/ dupliquer/cacher/reporter/annuler un événement ou un participant ?

Paiements et facturation

Paiements mensuels facturation : qui à qui ?
quand et qu’est-ce que le “faux client” ?
Tarifs et budget.

Formation organisée avec une crèche, MAM..etc

Devis, paiement.
Evénement : créer/publier/ partager le pack vidéo.

Clients sur le site.

Guide des clients pour les packs vidéo
Code vidéo.

Canva et réseaux sociaux

Canava : se connecter, trouver, utiliser.
Création de publicité

Docs pour l'administratif

Lire, modifier, télécharger : Logo, RIB, Conventions, Programme de formation et autres docs ici.

Clics

🎉 Connecter, créer et gérer des événements 🎶

Comprendre les bases du site

Le site est un site de réservations en ligne. Il y a donc ce qui est visible par les clients, et un accès privé en interne pour les formatrices.

Cet espace privé interne est créé lors de votre Formation de Formatrice Ukubébé® par Wadee. Vous recevez un mail de “Ukubébé” vous donnant vos identifiants et mot de passe, peu après votre formation avec Florence. Pensez à regarder dans vos spams…! Et si vous ne trouvez pas, contactez-nous par mail : contact@ukubebe.pro.

Lorsque vous recevez ce mail, nous vous invitons à changer votre mot de passe afin que ce soit facile pour vous de vous connecter à votre espace privé formatrice. L’identifiant mail est celui que vous nous avez communiqué dans les informations demandées pour remplir votre page publique de présentation de formatrice.

Comme indiqué dans la vidéo ci-dessus, lorsque vous vous connectez à votre espace pro avec ces identifiants, vous accéder à une interface. Nous n’avons pas le choix dans les appellations proposées : votre formation est donc appelée “événement” (comme sur Facebook !).

On vous propose donc de “créer” votre “événement” (formation), de mettre en ligne toutes les dates que vous voulez proposer ! Sur cette interface, toutes les dates que vous créerez apparaitront.

Si vous venez de créer un événement, et que vous ne le voyez pas apparaitre juste après sur cette interface : piège du calendrier ! Il faut bien sélectionner en haut à gauche le mois où vous avez programmé votre formation. S’il est créé, il appaitra !

Dans les outils à votre disposition sur cet espace pro privé :

vous pouvez donc créer vos événements (dates de formations) et gérer toutes les infos : combien de personnes sont inscrites à mon événements ? leurs contacts (que vous recevez également par mail à chaque nouvelle inscription).
consulter les FAQ 😉
vous ne pouvez pas supprimer un événement : c’est une manipulation hélas possible que par nous (Wadee et Florence).
en revanche, vous pouvez de suite le rendre invisible pour les clients du site : il vous suffit de décocher “afficher l’événement sur le site” dans l’onglet “Personnaliser” de “Nouvel événement”. Vous pourrez vous reservir de cet événement pour un événement ultérieur.
vous ne pouvez pas ajouter vous-mêmes les petites photos de l’événement : l’ours et votre miniature. Ce n’est accessible que par nous…(re-hélas !). Lorsque vous créez votre premier événement, n’hésitez pas à nous envoyer un mail pour qu’on les ajoute ! Cela permet au client de vérifier visuellement qu’il s’agit bien du bon niveau et de la bonne formatrice !
lorsque votre 1er événement est créé avec les photos, il vous suffira de le dupliquer pour vos prochains événements. Vous gagnerez du temps !

La mise en route est comme le vélo… Vous trouverez votre équilibre avec le temps ! Et surtout, n’hésitez pas à nous contacter ou contacter les autres formatrices dans le groupe privé Facebook !! Tout le monde est là pour s’entre-aider 🙂

Se connecter à mon compte formatrice ?

Rdv https://ukubebe.pro/
En bas de la page d’accueil, cliquez sur compte formatrice / remplissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

Créer et suivre un événement

Accédez à l’interface d’administration de votre site ukubebe.pro et sélectionnez “Evénements” dans le menu de gauche.
Cliquez sur le bouton “Ajouter un nouvel événement” pour ouvrir la page de création d’événement.
Remplissez les champs “Titre de l’événement” et “Contenu de l’événement” avec les informations pertinentes.
Sous la section “Détails de l’événement”, indiquez la date et l’heure de début et de fin de l’événement, ainsi que toutes les autres informations nécessaires (lieu, etc.). NE PAS OUBLIER de remplir “Organisateur” : vous.
Cliquez sur le bouton “enregistrer” pour publier votre événement. Votre événement sera maintenant visible sur notre site ukubebe.pro

Attention : lorsque vous créez/ou dupliquez votre événement sur le site, veillez à remplir toutes les parties , notamment : organisateur/staff .

C’est plus simple de dupliquer un événement

pour éviter de remplir tout plusieurs fois et vous gardez aussi les photos (elles ne peuvent s’ajouter que par nous).

Lorsque votre lieu de formation n’apparait pas dans la liste, il faut nous demander de l’ajouter en interne pour qu’il apparaissent dans la sélection du moteur de recherche. Si vous faites “adresse personnalisée” , votre lieu n’apparait pas dans le moteur de rech. des clients. Vous pouvez écrire votre adresse complète dans la partie “Notes”.

Créer un événement en Visio

Comment créer évènement Visio avec zoom sur ukubebe.pro?

Identique à l’événement classique, mais:

1-n’oubliez pas de choisir zoom comme emplacement dans le paramètre de l’événement.

2-choisir utilisateur zoom

3-dans personnalisation : couleur orange

Lorsque votre client réserve son atelier zoom avec vous, il recevra un email de confirmation avec un lien de l’atelier sur zoom. Et vous aussi.

Le Chant des Lunes paie l’abonnement pro avec zoom 12€ par mois.

Quelques infos liées à la formation visio :

1- une seule formation par mois pour le niveau 1, avec 6 personnes.

2-Assurez-vous lors de la création de l’événement de renseigner toutes les infos svp : Lieu:zoom, organisateur : vous, staff : vous, mot clé : visio niveau 1.

3-Lorsque vous créez l’événement, vous devriez voir ce texte dans l’événement :

Démarrer la réunion Zoom.

Si vous cliquez dessus, vous pouvez démarrer la réunion, vous n’avez besoin que du mot de passe zoom de notre compte, nous vous l’enverrons par mail (pensez à nous le demander !)

4-Votre client recevra le lien de la réunion, par mail lors de sa réservation.

Reporter/annuler un événement ou un participant

Nous ne remboursons pas les clients sauf si nous n’avons pas le choix.
Vous pouvez supprimer ou décaler un événement, mais vous devez contacter vos clients et trouver une nouvelle date avec eux.

-Allez dans votre compte formatrice sur ukubebe.pro/

Pour reporter un événement : modifiez la date de l’événement initialement créé que vous voulez reporter. Recherchez les noms de vos clients : supprimez ou ajoutez-le(s) manuellement dans la liste des clients.

Pour annuler un événement : vous ne pouvez pas supprimer un événement du site, mais vous pouvez le cacher du calendrier public en cochant “Ne pas rendre visible sur le site” dans les options de l’événement. Vous pourrez par la suite réutiliser cet événement pour une date ultérieure par exemple, puisqu’il sera déjà pré-rempli. Attention par contre qu’il n’y ait plus de client anciennement inscrits.

-Rappel : le jour de la formation, donnez-leur le code promo du mois pour bénéficier du pack vidéo gratuitement.

Guide des clients pour les packs vidéo

Prenez 5 minutes à la fin de la formation pour les accompagner dans l’achat de leurs packs vidéo SVP. https://ukubebe.pro/boutique/

C’EST INDISPENSABLE.

Après avoir acheté le pack 1/2 ou 3 ,
-le client peut regarder des vidéos pendant 9 mois gratuitement.
-le client ne peut pas télécharger les vidéos
-Le client doit se connecter à son compte sur ukubebe.pro pour pouvoir regarder les vidéos.
https://ukubebe.pro/pack-videos/

RAPPEL sur le process d’accès aux pack vidéos pour vos clients :

–Le jour de la formation : vous demandez à vos participants de se connecter sur www.ukubebe.pro et d’aller dans l’onglet Boutique. Ils cliquent ensuite sur Pack Vidéo Niveau 1 et le mettent au panier.

Dans le panier, ils vont rentrer le code promo que vous leur donnez (celui qui est donné chaque mois dans le groupe privé Facebook) et ils vont cliquer sur “appliquer” afin que le tarif du pack passe à 0€.
Ils remplissent leurs informations. Très important : pour tous ceux qui n’ont pas réservé votre formation sur le site, il leur sera demandé la création d’un compte client. Veillez à ce qu’ils notent sur le livret de formation par exemple leur adresse mail et mot de passe pour s’en souvenir la prochaine fois !! Car ceux-ci conditionnent l’accès au pack…

Une fois la “commande gratuite” passée, vous les dirigez vers l’onglet “Pack vidéos” et ils cliquent sur “Accéder à mon pack niveau 1”. Les vidéos s’affichent.

Si les vidéos ne s’affichent pas et renvoient vers la Boutique, c’est tout simplement qu’ils ne sont pas connectés à leur espace client ! Il faut donc bien remplir leur adresse mail + mot de passe et ça marchera 😉

Code vidéos promo

Chaque mois, nous partageons un nouveau code promo sur le groupe privé Facebook des Formatrices, afin que vous puissiez l’offrir à vos élèves le jour de la formation.

Avec ce code, ils peuvent “acheter” le pack vidéo gratuitement.
Ce code est disponible pendant 1 mois, chaque client ne peut l’utiliser qu’une seule fois.

Formation organisée par une Creche, Mam…etc 🎶

Créer l'evenement sur le site ukubebe.pro

Merci de partager toutes vos formations sur Ukubebe.pro

Cela nous aidera à organiser l’accès légal aux packs vidéo. Et montre que vous êtes actif sur votre secteur !

Mais que faire quand on a une formation qui s’organise avec MAM…etc ?

1-créer un nouvel événement, 2-cliquez sur l’icône Participants. 3-cliquez sur ajouter un participant. 4- Client : choisissez “faux client” dans la liste. 5-Nombre de personnes : écrivez le nombre de personnes qui sont dans votre formation. 6- Enregistrer .

Bingo, vous avez un événement dans la liste, et il est déjà complet (interdit d’accès à d’autres clients donc).

Devis et Facture

-Le devis est au nom de la formatrice qui intervient. On n’y différencie pas la formation et les packs : c’est 70€/personne. Les échanges avec la structure (date, nombre de stagiaires, etc) sont gérés entre vous.

-Pour le règlement :

Soit la formatrice joint son rib et reverse les 20€/personne à Ukubébé®.

Soit la formatrice joint le rib Ukubébé® et nous lui reversons 50€/personne.

Il faudra ensuite faire une facture d’argent versé : Ukubébé® fait une facture de 20€/personne à la formatrice pour être réglé sur les Packs / ou la formatrice fait une facture de 50€/personne à Ukubébé® pour être réglé.

Pack video

Le jour de la formation, donnez le code promo du mois aux participants, afin qu’ils obtiennent le pack vidéo gratuitement.

Prenez 5 minutes à la fin de la formation pour les accompagner à acheter leurs packs vidéo plz. C’EST INDISPENSABLE.

CF la FAQ “Guide des Clients pour les packs vidéos” dans le chapitre au-dessus !

Comment éviter de payer les impôts sur les 20€ / 30€ pack vidéo?

1) Si votre client paie sur le site ukubebe.pro = vous pouvez facturer au nom de notre société (le chant des lunes), vous pouvez retrouver la facture sur canva-projet-votre dossier-facture ( DE le chant des lunes POUR client)

2) Si votre client veut régler par chèque, vous demandez au client de faire le chèque au nom de notre société (le chant des lunes), vous ajoutez les chèques sur notre compte bancaire sur BNP et nous payons votre part fin de mois .

vous pouvez faire facture au nom de notre société (le chant des lunes), vous pouvez trouver la facture sur canva-projet-votre dossier-facture ( DE le chant des lunes POUR client)

3) Si votre client est un établissement : crèche, MAM…etc, vous pouvez lui demander de payer directement sur notre compte bancaire, nous vous versons votre part en fin de mois.

vous pouvez faire facture au nom de notre société (le chant des lunes), vous pouvez trouver la facture sur canva-projet-votre dossier-facture ( DE le chant des lunes POUR client)

Canva, Insta et Facebook 📢

Se connecter sur Canva

Ouvrez votre navigateur et accédez au site web de Canva : https://www.canva.com/
Cliquez sur le lien “Connexion” dans le coin supérieur droit de la page. “Se connecter avec une adresse mail”.
Saisissez l’adresse e-mail ukubebe.pro@gmail.com et le mot de passe Formateurs (avec F majuscule) dans les champs correspondants
Cliquez sur le bouton “Connexion” pour vous connecter au compte Canva de Ukubébé.

Trouver et modifier votre dossier dans Canva

voir les photos ci-dessous ⬇

Exporter ma publication Canva en jpg ou PDF

Lorsque votre personnalisation de document ou votre publicité est terminée, vous cliquez sur “Partager” en haut à droite. Ensuite allez sur “Télécharger”. Sélectionnez le type de fichier que vous voulez faire de votre document (image pour les réseaux sociaux par ex : jpg ou png / vidéo : mp4 / PDF (“pour impression” pour une meilleure qualité). Sélectionnez ensuite la page de votre document ou l’ensemble du document que vous voulez exporter. Cliquez sur “Télécharger” et attendre que le document apparaisse dans votre ordinateur (souvent dans le dossier “téléchargement”).

Pubier sur Instagram et Facebook

voir les photos ci-dessous ⬇

En plus :

sur Facebook : il est conseillé de publier d’abord depuis la page facebook Ukubébé dont vous êtes également administratrice (sinon demander à Florence de vous ajouter ce rôle – vous devez “aimer la page” pour que Florence vous ajoute ce rôle). Puis vous repartagez la publication sur votre page perso.

sur Instagram : merci de bien penser à identifier la page Ukubebe “inviter un collaborateur” pour que votre publication apparaisse également sur la page Ukubébé. Si vous faites juste “identifier des personnes”>Ukubébé, votre publication n’apparait pas sur le mur de la page Ukubébé.

Comment faire sa pub ?

–mails : envoyer des mails aux structures Petite-Enfance près de chez vous (crèches, Mam, médiathèques, écoles,…). Même 3 réponses sur 60 sont un succès 😉 Et on en récolte les fruits parfois un an après….

–ateliers Découverte : cet atelier d’1h est facile à programmer dans des lieux annexes si vous n’avez pas encore de local où pratiquer ! Profitez-en pour faire votre pub !

–vidéos sur vos pages : publier ses dates de formation ne suffit (hélas) pas… Filmez-vous en train de jouer un morceau, publiez un article sur le sujet, rebondissez sur l’actualité (un dessin animé avec un ukulélé, un livre avec un ukulélé > “à l’occasion de la sortie de…, venez vous aussi apprendre à jouer du ukulélé / se filmer sur le générique du dessin animé….etc…

Il est primordial que les futurs clients voient votre tête !…Ils ont besoin de personnalisation pour faire confiance. Ce n’est certes pas un exercice facile, qui s’apprend avec le temps. Mais il est payant ! 😉

–partages des avis de clients : lorsqu’une personne vous fait un retour positif de vos ateliers, mettez-le (vous !) en valeur. Cela garantit votre sérieux 🙂

=Avant de s’inscrire à une formation, un client doit avoir vu en moyenne 8 fois l’information !!!=

Modèle de Publications Réseaux Sociaux 2

Paiements et facturation 💰

Paiements mensuels & facturation : qui à qui ?

Etablir une facture numérotée avec la date de chaque formation et le nom des présents (sauf pour les crèches etc).
Cf le modèle de facture dans Canva si vous avez besoin d’un exemple.
A envoyer à contact@ukubebe.pro avant le 5 du mois suivant. Le règlement est effectué avant le 10 du mois, quand toutes les formatrices ont envoyé leurs factures 😉

Lorsque vous avez eu une formation en crèche, merci de nous l’indiquer dans votre mail de facturation. Ainsi nous pourrons établir à notre tour une facture pour le règlement des packs vidéos.

Quand et qu'est-ce que le "faux client" ?

-“Faux client” : lorsque le client/participant de la formation ne paie pas la formation avec sa carte sur le site ukubebe.pro.
Il se peut que quelqu’un paie sa formation (mam, creche..etc) ou il se peut qu’il paie la formatrice directement ( paiement cash, chèque , virement).

Exemples de situations :
– lorsque vous organisez un événement et qu’un client souhaite vous payer directement, (espèces, chèque..etc)
– lorsque vous animez une formation organisée par quelqu’un d’autre (Rami, MAM, Creche..ect) et que la totalité de l’argent vous est directement reversée ou à ukubebe.pro

Tarifs et Budget